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Microsoft Office Excel 2007 (Parte 2)

Microsoft Office Excel 2007 es la última versión de la herramienta para Hojas de Cálculo de Microsoft. Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir información de más formas que nunca, lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Incluso puede cargar sus archivos en Internet y trabajar simultáneamente con otras personas en línea. Tanto como si produce informes financieros o administra sus gastos personales, Excel 2010 le brinda más eficiencia y flexibilidad para lograr sus objetivos. Su interfaz con respecto a las anteriores versiones de Excel es totalmente distinto. En este artículo vamos a continuar familiarizándonos su manejo.

TIPOS DE DATOS
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

Valores Constantes, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
Tipos de datos.
Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que podemos introducir en las celdas de una hoja de cálculo:
Valores Constantes.
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
Números
Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . €.
Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad.

GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO
Haga clic el Botón Office y elija la opción Guardar como...
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando.

Por el contrario si quiere crear otro nuevo documento con las modificaciones que ha realizado, sin cambiar el documento original tendrá que seguir estos pasos:

• En el recuadro Guardar haga clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde va a grabar su trabajo.
• Observe como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.
• Haga doble clic sobre la carpeta donde guardará el archivo.
• En el recuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que quieres ponerle a tu archivo.
• Por último haga clic sobre el botón Guardar.

Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la modificación. Para ello seleccione la opción Guardar del Botón Office o haga clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido, se guardará con el mismo nombre que tenía. También puede usar la combinación de teclas CTRL + G.

Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

MÁS OPCIONES AL GUARDAR LIBROS DE TRABAJO.
Vamos a ver con más detalle las opciones disponibles en Excel2007 a la hora de guardar un libro de trabajo, como puede ser la creación de copias de seguridad, o la protección de libros de trabajo.

Cuando se abre el cuadro de diálogo Guardar como aparecen varios botones en la parte superior.

Atrás Este botón sólo estará disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitirá volver atrás, es decir, a la carpeta abierta anteriormente.

Nivel anterior Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos, como ésta se encuentra en el disco duro C:, irá directamente a éste.

Borras Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.

Crear nueva carpeta Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuación habrá que especificarle un nombre.

Cambiar visualización Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha, elegiremos entre:
Iconos pequeños: para ver únicamente los nombres de los archivos con su icono de tamaño pequeño.
Iconos grandes: para ver únicamente los nombres de los archivos con su icono de tamaño grande.
Lista: para ver únicamente los nombres de los archivos.
Detalles: para ver además del nombre, el tamaño, el tipo y la fecha de modificación.
Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.
Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado.

CERRAR UN LIBRO DE TRABAJO
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento.

Selecciona el Botón Office y elige la opción Cerrar.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel nos avisará de ello.

Haga clic sobre:

Cancelar: para no cerrar el documento.
No: para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la última vez que guardamos.
: para almacenar el documento antes de salir de él.

En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con el nombre que tenía.

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar Cerrar de la barra de menú, cuidado no cierre el de la barra de título que cerraría el programa Excel.

Cerrar todos los libros de trabajo.

Si tiene abiertos varios libros de trabajo, podemos decirle a que cierre automáticamente todos ellos con una sola operación. Para ello:

1 Haga clic en el Botón Office Botón Office
2 Haga clic en el botón Salir de Excel.
3 Si al cerrar algún libro encuentra alguna modificación no guardada, nos avisará como vimos en la operación normal para cerrar un libro.

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