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Microsoft Office Excel XP (Parte 2)

Excel es una aplicación desarrollado por Microsoft y distribuido en el paquete Office para usarse en Windows y Macintosh. Excel se utiliza para la creación de hojas cálculo. El programa posee una interfaz intuitiva, con herramientas de cálculos y gráficos de muy fácil uso. Es uno de los programas más utilizados para realizar hojas de cálculos. En este artículo avanzaremos algo más en el uso de esta herramienta.

DAR FORMATO A LOS CONTENIDOS DE LA CELDA.
El formato o aspecto de los contenidos de la celda pueden ser modificados a partir de un único cuadro de dialogo. Tras seleccionar las celdas a las que aplicaremos el formato y elegir menú formato-celdas, podremos modificar el tipo y tamaño de la letra, la alineación, los bordes y sombreados, etc.


Formato de celdas



Formato número
Numero es la primera de las pestañas con que cuenta el cuadro de dialogo de formato de celdas.

Desde aquí podremos elegir una de las categorías disponibles para celdas cuyo contenido esta formado por números. Las categorías mas utilizadas son:

General. Esta categoría se utiliza para aquellas celdas que contienen números que no precisan de ningún formato específico. El contenido se visualiza exactamente de la forma en que fue introducido.

Número.Al hacer click en esta categoría se despliegan a la derecha una serie de opciones. Puedes elegir el número de decimales que se aceptaran.

Moneda. Se utiliza para las celdas que van a contener valores de moneda. Se puede elegir el símbolo de la moneda y el número de decimales permitido.

Fecha.Se utiliza para aquellas celdas que van a contener valores de fecha. Existen varios formatos para elegir: 10-01-02; 10-mar; 10-mar-01; 10-01, etc.

Las restantes se utilizaran de acuerdo a nuestras necesidades.

Alineación y fuente.

Las dos siguientes pestañas del cuadro de dialogo formato de celdas, son Alineación y fuente. En la primera se puede asignar una alineación de forma que el contenido quede orientado de una forma determinada. En la segunda podemos elegir la fuente, su tamaño, estilo y color.

Bordes y tramas

La primera pestaña nos permitirá crear las líneas de los contornos de las celdas. Por su parte, la seguida permitirá dar un fondo de color a las celdas.


HOJAS DE CÁLCULO EN UN LIBRO DE TRABAJO.
Cuando se ejecuta Excel, se abre un nuevo libro de trabajo que por defecto tiene tres hojas de cálculo, están separadas por pestañas y se pueden visualizar arriba de la barra propiedades. Excel en todo momento para cada libro de trabajo tiene una hoja de cálculo activa, aquella cuya pestaña aparece resaltada en la parte inferior de la pantalla.

Por defecto, la hoja activa es la primera. Puede activarse una hoja u otra con solo dar un clic a la pestaña correspondiente. También pueden mantenerse activas varias hojas de cálculo al mismo tiempo, pulsando la tecla CTRL al mismo tiempo que se le da un clic sobre las pestañas de otras hojas, cuando varias hojas están activas al mismo tiempo, los datos o los formatos que se introducen en una de ellas se introducen también en las demás hojas activas, en las posiciones correspondientes.

Es posible cambiar el nombre a cada una de las hojas de cálculo y también el orden.


SELECCIÓN Y ACTIVACIÓN DE CELDAS.
En la hoja de cálculo hay en todo momento una celda activa. La celda activa se distingue claramente de las demás, pues aparece enmarcada, esta celda activa es la única que está preparada para recibir cualquier cosa que se introduzca por el teclado. Su contenido aparece en la barra de referencia o de formulas.

Al seleccionar varias celdas, le estamos indicando a Excel que queremos introducir datos en ellas, por ejemplo seleccionemos de A1 a la celda B3, introduzcamos texto y veremos que este se encuentra en la celda A1, pulsamos ENTER y nos manda a la celda A2, pulsamos dos ENTER mas y nos envía a la celda B1.

Para seleccionar toda la hoja de cálculo basta con dar un clic en la esquina superior izquierda de la hoja como se muestra a continuación:


Selección de celdas



Para seleccionar una determinada fila o columna, bastara con hacer clic una vez sobre la etiqueta, que es el número o la letra correspondiente a la fila o a la columna.

Para seleccionar celdas continuas damos clic en la primer celda deseada y posteriormente pulsamos MAYÚS, sin soltar damos clic en la última celda deseada. Y para las celdas no continuas hacemos la misma operación pero en vez de MAYÚS pulsamos CTRL, y vamos seleccionando las celdas deseadas.


MOVER O COPIAR CELDAS.
Para mover o copiar el contenido de una celda o una selección de celdas a otra parte de la hoja de cálculo hacemos lo siguiente:

1. Seleccionamos la celda o las celdas que queremos copiar o mover.

2. Pulsamos CTRL + C ó menú edición copiar y nos ubicamos en la celda en la que queremos pegar la información.

3. Pulsamos CTRL + V, menú edición pegar ó simplemente damos un ENTER.

Para seguir con una secuencia en las celdas por ejemplo: números 1, 2, 3, 4, tiene que haber al menos dos celdas seguidas que contengan 1, 2, seleccionamos estas dos celdas y posicionamos el Mouse en la parte inferior derecha de la celda y arrastramos, vemos como sigue la secuencia del 1 hasta la selección.

Lo mismo podemos hacer con los meses, para esto debemos tener solamente una celda que contenga el nombre de cualquier mes, aplicamos la misma operación antes mencionada y vemos el resultado.


REFERENCIAS Y NOMBRES.
Las referencias a celdas se utilizan para referirse al contenido de una celda o grupo de celdas. El uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de una hoja de cálculo para realizar determinados cálculos.

Una celda se referencia de la siguiente manera: la celda A21 es la que se encuentra en la intersección de la fila 21 con la columna A. Los rangos de celdas se expresan por medio del operador dos puntos (:), por ejemplo las celdas A1, A2, A3 se escribiría de la siguiente manera al momento de introducir una formula (a1:a3).

También existen las referencias múltiples y consisten en referencias sencillas separadas por el carácter punto y coma (;), por ejemplo (B2:D3; C5:D6).

Referencias absolutas y relativas.

Excel usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las formulas. Esto significa que las referencias usadas cambiaran de modo acorde tras copiar o arrastrar la formula de una celda a otra. Con mucha frecuencia este es el comportamiento deseado.

En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia o mueve la formula a una nueva posición. Para ello hay que utilizar las referencias absolutas. Las referencias relativas se convierten en referencias absolutas introduciendo el carácter dollar ($) antes de la letra de la columna y/o el numero de fila, por ejemplo $a$5.

TIPOS DE DATOS.
En una hoja de cálculo, los distintos tipos de datos que podemos introducir son:

• Valores constantes, es decir, unos datos que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

• Fórmulas, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, /, etc. En una formula se pueden mezclar constantes, caracteres de operaciones, funciones, etc.

Los diferentes tipos de datos más importantes que maneja Excel son:

• Números

• Fecha u hora

• Texto

• Formulas

• Funciones

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