Office 2007 tiene una imagen completamente diferente de sus predecesores. El cambio no es meramente cosmético: es probable que tenga que volver a aprender a utilizar el paquete.
Word, Excel, Outlook y otros paquetes que son parte de Office han sido sometidos a una revisión en profundidad. Esto era necesario porque con cada nueva versión de la suite de Office fueron añadiendo nuevas funcionalidades. Esto significa que tenemos más menús y más barras de herramientas.

La cinta de opciones

Esto se hace mediante la llamada banda, para ser liberados. Los menús de familia han desaparecido y han dejado espacio para algunas opciones como Inicio, Insertar y Diseño de página. Estas opciones son accesibles a través de pestañas. Cada pestaña tiene su propia cinta, que se subdivide en secciones temáticas.

El menú Inicio de Word contiene la banda: Portapapeles, Fuente, Párrafo, Estilo y búsqueda.

Microsoft ha hecho todo lo posible para facilitar el acceso a las herramientas más utilizadas sin tener que pasar por otras opciones innecesarias. El precio que usted tendrá que pagar será el de volver a aprender a trabajar con Office

Nueva aplicaciones

Groove 2007 y SharePoint Designer 2007 son nuevos en Office 2007.  Para usted como un usuario doméstico, los dos paquetes no son verdaderamente interesantes ya que están pensados para el trabajo en equipo en empresas.

Ocho versiones diferentes

Microsoft Office 2007 tiene nada menos que ocho versiones diferentes. Los costes de la versión estándar ronda algo menos de 500 Euros e incluye Excel, PowerPoint, Word y Outlook. Para las Pymes cuesta 570 Euros y la versión contiene los programas antes ya mencionados y también el editor de escritorio y administrador de contactos de Outlook Business Contact Manager. El coste de la versión Pro es algo más de 600 Euros y se agrega el programa de base de datos, Access. Finalmente está versión más barata: La versión para estudiantes que incluye los mismos programas que la versión estándar, pero el cliente de correo Outlook fue sustituido por el programa OneNote. Esta versión cuesta algo menos de 150 Euros.
Para el usuario doméstico, existen Basic, Home y Student, y la versión estándar. Otras versiones se centran más en actividad laboral: A continuación se ofrecen las distintas versiones:
Microsoft Office Basic 2007 : Excel, Outlook, Word.

Microsoft Office Home y Student 2007 : Excel, PowerPoint, Word, OneNote

Microsoft Office Standard 2007 : Excel, Outlook, PowerPoint, Word.

Microsoft Office Professional 2007 : Excel, PowerPoint, Word, Access, Publisher, Outlook con Business Contact Manager.

Microsoft Office Professional Plus 2007 : Excel, Outlook, PowerPoint, Word, Access, InfoPath, Communicator, Publisher, SharePoint Services.

Microsoft Office Small Business 2007 : Excel, PowerPoint, Word, Publisher, Outlook con Business Contact Manager.

Microsoft Office Enterprise 2007 : Excel, Outlook, PowerPoint, Word, Access, InfoPath, Communicator, Publisher, OneNote, Groove, SharePoint Services.

Microsoft Office Ultimate 2007 : Contiene todos los paquetes.
Las versiones se pueden probar durante 60 días y se pueden descargar desde la web de Microsoft .

Requisitos del sistema

Un procesador de 500 MHz o superior, 256 MB o más de RAM y 2 GB de espacio libre en disco duro. Office 2007 sólo funciona en Windows XP con Service Pack 2, Windows Server 2003 o Windows Vista con SP1.

Word 2003
Si utilizas Word 2003, todos los comandos que te posibilitan crear un documento están en los menús o en las barras de herramientas. Las barras de herramientas son esas "filas" que hay sobre la "hoja en blanco". Ahí están los iconos de formato, como por ejemplo la alineación a la derecha, el botón de impresión o el botón que te permite insertar una tabla. Pero ¿sabías que puedes colocar las barras donde quieras y puedes añadir o quitar botones a tu gusto?

¿Tienes la sensación a veces que es aburrido encontrar tantas barras de herramientas en la parte de arriba? ¿Te parece lógico que estén ahí? ¿O quizá tienes la impresión de que tantos botones no son útiles y que te gustaría borrar algunos de ellos?

Todo eso es posible, pero antes de modificar tu barra de herramientas estándar, hay que hacer una pequeña reflexión: si consideraras hacer un curso de informática o utilizar la ayuda de Word (el punto con interrogación en la barra de menú) tras lo cual decidieras modificar la barra de herramientas, podría suceder que perdieras la configuración estándar, a la que se hace referencia a menudo. Por tanto, es mejor conservar esas funciones y crear nuestra propia barra de herramientas.

En Word, cuando realizas una acción utilizando el menú (por ejemplo, haciendo clic en "Edición", después "Cortar", después "Pegar"), obtienes el mismo resultado que haciendo clic sobre el icono en forma de tijeras ("cortar") y después en el que representa dos hojas superpuestas (los dos, en la barra de herramientas). ¡Veamos cómo se administrarlo!

La barra de herramientas
Cuando trabajas con un documento Word, la barra de herramientas puede estar situada a la derecha de la ventana, sobre la hoja en blanco o puede estar "flotando".

Si quieres colocar una barra de herramientas, haz clic sobre esta barra y arrástrala hasta el lugar donde quieras que esté situada (más alto, a un lado, en la esquina inferior izquierda de la pantalla). Por ejemplo, puedes colocar la barra de herramientas "Estándar" al lado de la barra de herramientas "Formato".

Cuando colocas varias barras de herramientas en la misma línea, el espacio puede ser insuficiente para que todos los botones sean visibles. Pero puedes acceder a esos botones: haz clic sobre la flechita que está a la derecha de la barra de herramientas; llegarás a "Opciones de la barra de herramientas" desde donde podrás agregar botones.

Puedes, también, modificar los iconos que están en la barra de herramientas. Aunque borres los botones, que no serán visibles en tu barra de herramientas, seguirán estando disponibles.

Añadir o quitar botones
Existe una manera simple y rápida de añadir o quitar botones a una barra de herramientas existente que es utilizar el botón "Opciones de la barra de herramientas" (la flechita negra). Este método puede ser utilizado para todas las barras de herramientas y permite añadir todos los botones disponibles para cada barra de herramientas, por ejemplo, el botón "Opciones de la barra de herramientas" de la barra de herramientas "Imagen" que permite ver todos los botones disponibles para trabajar con imágenes.

Para utilizar esta función, en la barra de herramientas que quieras modificar, haz clic en "Agregar o Quitar Botones". Aparecerá una lista con todas las opciones disponibles. Elige las que quieran aparecer. La selección será señalada con una pequeña v; a partir de ese momento el botón seleccionado se añadirá a la barra.

Haz la misma operación para eliminar botones: en las opciones de la barra de herramientas, haz clic sobre el nombre del botón y la "v" desaparece. Y ya está hecho.

Para cerrar la lista de

Valores Constantes, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
Tipos de datos.
Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que podemos introducir en las celdas de una hoja de cálculo:
Valores Constantes.
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
Números
Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . €.
Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad.

GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO
Haga clic el Botón Office y elija la opción Guardar como...
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando.

Por el contrario si quiere crear otro nuevo documento con las modificaciones que ha realizado, sin cambiar el documento original tendrá que seguir estos pasos:

• En el recuadro Guardar haga clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde va a grabar su trabajo.
• Observe como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.
• Haga doble clic sobre la carpeta donde guardará el archivo.
• En el recuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que quieres ponerle a tu archivo.
• Por último haga clic sobre el botón Guardar.

Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la modificación. Para ello seleccione la opción Guardar del Botón Office o haga clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido, se guardará con el mismo nombre que tenía. También puede usar la combinación de teclas CTRL + G.

Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

MÁS OPCIONES AL GUARDAR LIBROS DE TRABAJO.
Vamos a ver con más detalle las opciones disponibles en Excel2007 a la hora de guardar un libro de trabajo, como puede ser la creación de copias de seguridad, o la protección de libros de trabajo.

Cuando se abre el cuadro de diálogo Guardar como aparecen varios botones en la parte superior.

Este botón sólo estará disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitirá volver atrás, es decir, a la carpeta abierta anteriormente.

Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos, como ésta se encuentra en el disco duro C:, irá directamente a éste.

Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.

Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuación habrá que especificarle un nombre.

Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha, elegiremos entre:
Iconos pequeños: para ver únicamente los nombres de los archivos con su icono de tamaño pequeño.
Iconos grandes: para ver únicamente los nombres de los archivos con su icono de tamaño grande.
Lista: para ver únicamente los nombres de los archivos.
Detalles: para ver además del nombre, el tamaño, el tipo y la fecha de modificación.
Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.
Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado.

CERRAR UN LIBRO DE TRABAJO
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento.

Selecciona el Botón Office y elige la opción Cerrar.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel nos avisará de ello.

Haga clic sobre:

Cancelar: para no cerrar el documento.
No: para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la última vez que guardamos.
Sí: para almacenar el documento antes de salir de él.

En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con el nombre que tenía.

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, cuidado no cierre el de la barra de título que cerraría el programa Excel.

Cerrar todos los libros de trabajo.

Si tiene abiertos varios libros de trabajo, podemos decirle a que cierre automáticamente todos ellos con una sola operación. Para ello:

1 Haga clic en el Botón Office
2 Haga clic en el botón Salir de Excel.
3 Si al cerrar algún libro encuentra alguna modificación no guardada, nos avisará como vimos en la operación normal para cerrar un libro.

Excel2007 es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoce otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, le resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.

Desde el icono de Excel del escritorio.

Puede iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.

LA PANTALLA INICIAL
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso.

La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.

LAS BARRAS

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar, Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.

Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones:

La Banda de Opciones

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de aceso rápido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio.

El Botón Office

Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones.

La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.

LIBRO DE TRABAJO
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone Microsoft Excel - Libro1.

Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

MODIFICAR DATOS

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Aceptar. Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla ESC del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

Las funciones permiten hacer mas fácil el uso de Excel e incrementar la velocidad de calculo, en comparación con la tarea de escribir una formula. Por ejemplo, se puede crear la formula = (A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la función PROMEDIO (A1:A8), las funciones nos simplifica todo nuestro trabajo y ocupan menos espacio al momento de realizar las formulas.

Introducción a funciones.

Una función es una formula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos y devuelve un resultado.

Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si esta no se respeta Excel nos mostrara un mensaje de error.

1. Si la función va al comienzo de una formula debe empezar por el signo =.
2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se deben dejar espacios antes o después de cada paréntesis.
3. Los argumentos pueden ser valores constantes (numero o texto), formulas o funciones.
4. Los argumentos deben separarse siempre por ";" ó ",".

Ejemplo:

=SUMA (A1:B3), Esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3.

=SI (A1>A2,"CORRECTO","INCORRECTO").

Profundizando mas con lo ya visto, una función es una formula predefinida por Excel que opera sobre uno o mas valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda introducida.

La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_funcion(argumento1,argumento2,…,argumentoN).

3.9.1 Funciones Matemáticas básicas.
• Función SUMA. Suma todos los números de un rango.
=SUMA(rango) ó =suma(n1+n2+n), ejemplo:

• Función PRODUCTO. Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto.

=PRODUCTO(Numero1,numero2,…), ejemplo:

• Función REDONDEAR. Redondea un numero al numero de decimales especificados.

=REDONDEAR(numero, num_decimales), ejemplo:

=REDONDEAR(A1,1), si A1 = 1.125, el resultado es 1.1.
=REDONDEAR(A1,2), el resultado es 1.12.

• Función REDONDEAR.MAS. Redondea un numero hacia arriba, en dirección contraria a cero.

=REDONDEAR.MAS(numero, num_decimales), ejemplo:

=REDONDEAR.MAS(A1,0), si A1 = 1.125, el resultado es 2.

• Función REDONDEAR.MENOS. Redondea un numero hacia abajo, en dirección hacia cero.

=REDONDEAR.MENOS(numero, num_decimales), ejemplo:

=REDONDEAR.MENOS(A1,0), si A1 = 1.125, el resultado es 1.

• Función SUMAR.SI. Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

=SUMAR.SI(rango, criterio, rango_suma), ejemplo:

=SUMAR.SI(A1:A3,">100",B1:B3), Se lee de la siguiente manera.

Sumar si a1 a a3 es mayor a 100, entonces suma b1 hasta b3.

FORMATO CONDICIONAL.
El formato condicional se desarrolla a partir de un cuadro de dialogo que se abre en el menú formato – formato condicional. Se pueden establecer tantas condiciones como sea necesario dando clic sobre el botón agregar. Estas condiciones pueden depender de valores fijos o dependientes de otras celdas. El botón formato corresponde a cada condición permite aplicar formatos independientes a cada rango de resultados.

En otras palabras este tipo de formato permite destacar aquellos datos que cumplen una determinada condición. Por ejemplo a las notas que estén aprobadas que aparezca en negrita, y para aquellas notas desaprobadas que aparezcan en cursiva.

Un ejemplo en la aplicación del formato condicional.-

1. Escriba seis valores numéricos en un conjunto de celdas. Por ejemplo: 200, 320, 440, 1000, 1050 y 501.
2. Seleccione el rango y vaya al menú formato, formato-condicional.
3. En el cuadro de dialogo abierto encontrara un grupo de cuatro cajas con el titulo condición 1. Las dos primeras tienen los valores por defecto valor de la celda y entre. En los restantes cargue los valores 500 y 1000.
4. Presione el botón formato. En la ventana abierta, formato de celda, seleccione un diseño que destaque las celdas que cumplan la condición (fuente, borde o trama).
5. Acepte. Solo las celdas con valores comprendidos entre 500 y 1000 (501 y 1000) asumen el formato establecido en el paso anterior.

ASISTENTE PARA GRÁFICOS
El asistente para gráficos es una de las características mas atractivas de Excel. Con ella puede crear fácilmente varias clases de gráficos en base a los datos de su hoja de cálculos. El asistente lo guía paso a paso, para convertir sus números en un atrayente y colorido gráfico.

Estos son algunos de los muchos tipos de gráficos. Para nuestro siguiente ejercicio usaremos un grafico circular. Un grafico circular funciona bien, cuando usted quiere ver cuanto corresponde a cada parte del todo.

En el archivo anexo de Excel (Presupuesto.xls) Para usar el asistente de gráficos, primero debe seleccionar los datos a ser gratificados.

1. Seleccionar el rango A7:A13, las etiquetas de fina el la sección de ingresos.

2. Mantener apretada la tecla CTRL, desplazar hacia la derecha y seleccionar el rango N7:N13, los totales de cada fina en la sección ingresos.
3. Hacer clic en el botón asistente para gráficos. El dialogo del asistente se abre en el paso 1 de 4.
4. Seleccionar el tipo de grafico circular y el primer subtipo en la fila de arriba, hacer un clic en siguiente.
5. Se abre el paso dos del asistente, mostrando los rangos usados para el grafico. El rango de datos usa referencias absolutas. Estos signos $ como antes mencionados distribuidos por los alrededores, si usted mueve sus datos dentro de la hoja, el grafico cambiara sus referencias para hacer juego. Es bastante útil, hacer un clic en siguiente.
6. Paso 3 del asistente y se abre en rótulos títulos. El grafico circular variara reacuerdo a sus propios cambios.
7. Para el titulo del grafico escribir presupuesto 1998-Ingresos.
8. Hacer un clic en la ficha leyenda. Una variedad de leyendas le dicen que es lo que representan los colores del grafico. Aquí también se puede elegir la ubicación de la leyenda. Dar click en la leyenda derecha, dar clic en siguiente.
9. Paso 4, elegir con un click en una hoja nueva y escribir en Ingresos, hacer clic en finalizar.

Si nos fijamos es sencillo hacer un grafico en Excel, este ejercicio fue muy sencillo pero podemos hacer gráficos más completos y que más se acerque a nuestras necesidades.

PROTEGER HOJA DE CÁLCULO O LIBRO
Una vez que tengamos toda nuestra información y después de haber trabajado con Excel, en la mayoría de las ocasiones es importante proteger nuestros archivos de personas ajenas a ellos, o simplemente para que no se modifiquen.

Para proteger una hoja de cálculo es necesario ir al menú herramientas-proteger-proteger hoja de cálculo, aparecerá una ventana como la siguiente:

En ella se indica que tan protegida queremos nuestra hoja. Nos permite dar a los usuarios algunos privilegios como formato a celdas, filas, columnas, insertar, eliminar filas y columnas, y de más.

Escribimos la contraseña y a continuación aceptamos, nos pide confirmación de la contraseña, la volvemos a escribir y aceptamos.

Para proteger un libro hacemos el mismo procedimiento pero ahora elegimos proteger libro, y obtenemos la ventana siguiente:

Incrustamos la contraseña y la confirmación y aceptamos.

Formato número
Numero es la primera de las pestañas con que cuenta el cuadro de dialogo de formato de celdas.

Desde aquí podremos elegir una de las categorías disponibles para celdas cuyo contenido esta formado por números. Las categorías mas utilizadas son:

General. Esta categoría se utiliza para aquellas celdas que contienen números que no precisan de ningún formato específico. El contenido se visualiza exactamente de la forma en que fue introducido.

Número.Al hacer click en esta categoría se despliegan a la derecha una serie de opciones. Puedes elegir el número de decimales que se aceptaran.

Moneda. Se utiliza para las celdas que van a contener valores de moneda. Se puede elegir el símbolo de la moneda y el número de decimales permitido.

Fecha.Se utiliza para aquellas celdas que van a contener valores de fecha. Existen varios formatos para elegir: 10-01-02; 10-mar; 10-mar-01; 10-01, etc.

Las restantes se utilizaran de acuerdo a nuestras necesidades.

Alineación y fuente.

Las dos siguientes pestañas del cuadro de dialogo formato de celdas, son Alineación y fuente. En la primera se puede asignar una alineación de forma que el contenido quede orientado de una forma determinada. En la segunda podemos elegir la fuente, su tamaño, estilo y color.

Bordes y tramas

La primera pestaña nos permitirá crear las líneas de los contornos de las celdas. Por su parte, la seguida permitirá dar un fondo de color a las celdas.

HOJAS DE CÁLCULO EN UN LIBRO DE TRABAJO.
Cuando se ejecuta Excel, se abre un nuevo libro de trabajo que por defecto tiene tres hojas de cálculo, están separadas por pestañas y se pueden visualizar arriba de la barra propiedades. Excel en todo momento para cada libro de trabajo tiene una hoja de cálculo activa, aquella cuya pestaña aparece resaltada en la parte inferior de la pantalla.

Por defecto, la hoja activa es la primera. Puede activarse una hoja u otra con solo dar un clic a la pestaña correspondiente. También pueden mantenerse activas varias hojas de cálculo al mismo tiempo, pulsando la tecla CTRL al mismo tiempo que se le da un clic sobre las pestañas de otras hojas, cuando varias hojas están activas al mismo tiempo, los datos o los formatos que se introducen en una de ellas se introducen también en las demás hojas activas, en las posiciones correspondientes.

Es posible cambiar el nombre a cada una de las hojas de cálculo y también el orden.

SELECCIÓN Y ACTIVACIÓN DE CELDAS.
En la hoja de cálculo hay en todo momento una celda activa. La celda activa se distingue claramente de las demás, pues aparece enmarcada, esta celda activa es la única que está preparada para recibir cualquier cosa que se introduzca por el teclado. Su contenido aparece en la barra de referencia o de formulas.

Al seleccionar varias celdas, le estamos indicando a Excel que queremos introducir datos en ellas, por ejemplo seleccionemos de A1 a la celda B3, introduzcamos texto y veremos que este se encuentra en la celda A1, pulsamos ENTER y nos manda a la celda A2, pulsamos dos ENTER mas y nos envía a la celda B1.

Para seleccionar toda la hoja de cálculo basta con dar un clic en la esquina superior izquierda de la hoja como se muestra a continuación:

Para seleccionar una determinada fila o columna, bastara con hacer clic una vez sobre la etiqueta, que es el número o la letra correspondiente a la fila o a la columna.

Para seleccionar celdas continuas damos clic en la primer celda deseada y posteriormente pulsamos MAYÚS, sin soltar damos clic en la última celda deseada. Y para las celdas no continuas hacemos la misma operación pero en vez de MAYÚS pulsamos CTRL, y vamos seleccionando las celdas deseadas.

MOVER O COPIAR CELDAS.
Para mover o copiar el contenido de una celda o una selección de celdas a otra parte de la hoja de cálculo hacemos lo siguiente:

1. Seleccionamos la celda o las celdas que queremos copiar o mover.

2. Pulsamos CTRL + C ó menú edición copiar y nos ubicamos en la celda en la que queremos pegar la información.

3. Pulsamos CTRL + V, menú edición pegar ó simplemente damos un ENTER.

Para seguir con una secuencia en las celdas por ejemplo: números 1, 2, 3, 4, tiene que haber al menos dos celdas seguidas que contengan 1, 2, seleccionamos estas dos celdas y posicionamos el Mouse en la parte inferior derecha de la celda y arrastramos, vemos como sigue la secuencia del 1 hasta la selección.

Lo mismo podemos hacer con los meses, para esto debemos tener solamente una celda que contenga el nombre de cualquier mes, aplicamos la misma operación antes mencionada y vemos el resultado.

REFERENCIAS Y NOMBRES.
Las referencias a celdas se utilizan para referirse al contenido de una celda o grupo de celdas. El uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de una hoja de cálculo para realizar determinados cálculos.

Una celda se referencia de la siguiente manera: la celda A21 es la que se encuentra en la intersección de la fila 21 con la columna A. Los rangos de celdas se expresan por medio del operador dos puntos (:), por ejemplo las celdas A1, A2, A3 se escribiría de la siguiente manera al momento de introducir una formula (a1:a3).

También existen las referencias múltiples y consisten en referencias sencillas separadas por el carácter punto y coma (;), por ejemplo (B2:D3; C5:D6).

Referencias absolutas y relativas.

Excel usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las formulas. Esto significa que las referencias usadas cambiaran de modo acorde tras copiar o arrastrar la formula de una celda a otra. Con mucha frecuencia este es el comportamiento deseado.

En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia o mueve la formula a una nueva posición. Para ello hay que utilizar las referencias absolutas. Las referencias relativas se convierten en referencias absolutas introduciendo el carácter dollar ($) antes de la letra de la columna y/o el numero de fila, por ejemplo $a$5.

TIPOS DE DATOS.
En una hoja de cálculo, los distintos tipos de datos que podemos introducir son:

• Valores constantes, es decir, unos datos que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

• Fórmulas, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, /, etc. En una formula se pueden mezclar constantes, caracteres de operaciones, funciones, etc.

Los diferentes tipos de datos más importantes que maneja Excel son:

• Números

• Fecha u hora

• Texto

• Formulas

• Funciones

Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:

• Texto.

• Valores numéricos, fechas y datos horarios.

• Formulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda en función de los valores de otras celdas.

Así mismo se le puede dar formato a la hoja de calculo de Excel, crear tablas, organizar datos, crear gráficos y demás.

Excel puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de hojas de cálculo siempre que la memoria del ordenador lo permita.

DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE EXCEL.
En la pantalla de Excel se pueden ver los elementos básicos que se manejan y tiene una estructura similar a cualquier ventana de Windows y consta de las siguientes barras o componentes:

• Barra de titulo.

• Barra de menú.

• Barra de herramientas.

• Barra de formulas.

• Barra de propiedades.

• Hoja de cálculo.

Pantalla de Excel

UTILIZACIÓN BÁSICA DE UNA HOJA DE CÁLCULO.
En este capítulo se va a explicar los fundamentos necesarios para la utilización básica de una hoja de cálculo como Excel. Los siguientes apartados quizá le resulten familiares pero no por ello dejan de ser menos útiles, ya que constituyen las operaciones mas habituales con Excel.

Formatos en hojas de cálculo.
Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los números y el texto contenido en las celdas de datos, así como el tamaño de las propias celdas, de forma que pueden conseguirse presentaciones de verdadera calidad. A continuación se describen algunas de estas posibilidades.

Altura de filas y anchura de columnas:

Las alturas de las filas y las anchuras de las columnas pueden modificarse de varias maneras:

• Con el ratón, arrastrando el borde de la cabecera de la fila o de la columna. Sobre el cursor aparece la dimensión de la fila o columna que se esta modificando.

• También con el ratón, con elección automática de la anchura de la columna de acuerdo con el contenido de sus celdas, dando clic dos veces en el borde derecho de la cabecera de una columna.

• Seleccionando las filas y/o columnas cuya altura y/o anchura se desea modificar y eligiendo los comandos formato fila o columna, alto o ancho respectivamente.

• Seleccionando un rango de celdas por ejemplo un titulo y para que quede centrado utilizamos la herramienta combinar y centrar.

Word 2007 nos permite elegir cómo queremos ver el área de trabajo. Ya que Word permite guardar el documento como página Web, una de las vistas permite apreciar cómo quedaría como tal, también permite ver las estructuras de un documento cuando los títulos y subtítulos son indicados.

La barra de herramientas de acceso rápido

Es muy útil ya que contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como: Guardar, Deshacer, Ortografía y Gramática. Lo que hace más rápido el uso de Word.

En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rápido y el Botón Office (el primero a la izquierda), lo que antes era el menú Archivo.

Ortografía y gramática

Como siempre Word nos permite corregir nuestros textos. En la parte superior de la ventana, en la barra de título, nos informa del idioma que se está utilizando en la corrección, en este caso, el Español.

En la zona titulada No se encontró: aparece en color rojo la palabra no encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra.

Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras más parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrará la palabra correcta (Bastaron). En este caso el error era el cambio de la B por la V.

En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese así bastaría hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla.

Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la derecha pulsamos, en este caso el más adecuado sería "Cambiar todas", pero veamos el significado de cada uno de ellos.

• Omitir una vez. No realiza ninguna acción sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento.

• Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella. Continua revisando el documento.

• Agregar al diccionario. Añade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Podemos usar esta acción cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada. Por ejemplo, si no queremos que detecte como error el nombre "SISE".

• Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra no encontrada. Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la corrección que creamos oportuna y pulsar este botón.

• Cambiar todas. Cambia automáticamente todas las veces que aparezca la palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no encontrada.

La barra de estado

 Es útil para manejarnos por documentos largos, ya que nos muestra la página en que nos encontramos. También el idioma y los botones de visualización del documento, de igual forma hay una barra de desplazamiento que permite aplicar Zoom a la página, para verla más cerca o lejos y facilitarnos la lectura.

La barra de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

Para trabajar con Word 2007 es necesario arrancar el programa. Para ello existen dos formas prácticas. Desde el menú Inicio

Se accede desde el botón situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Al colocar el cursor y hacer clic sobre el botón se despliega un menú, al colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas; se desplegará una lista con los programas que hay instalados en tu ordenador.

Busque el elemento Microsoft Office Word 2007 y haga clic sobre él para que se arranque

>> Desde el icono de Word

Puede acceder al icono de Word que suele estar situado en el escritorio o en la barra de tareas, y es de la forma:
Al arrancar Word 2007 aparece una pantalla inicial como ésta:

En la parte superior esta, en color celeste, la barra del título, en la que aparece el nombre del documento sobre el que se está trabajando.

Cuando arrancamos Word 2007 sin abrir ningún documento, por defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1.

Cuando guardemos el documento podrá cambiar el nombre.

Las herramientas de opciones

Desde las pestañas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando; es decir se adaptan al uso de cada usuario.

Inicialmente, cuando abrimos Word2007 aparece un menú de pestañas. Al seleccionar cada pestaña, aparecen grupos de herramientas que contienen los comandos más utilizados.

 
La pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar y pegar, además de las operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición.

La pestaña Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las operaciones correspondientes al Portapapeles:

• Fuente (tamaño de letra, tipo de letra, etc.)

• Párrafo (alineación de texto, separación entre líneas, sangría, etc.)

• Estilo y Edición (buscar texto, reemplazar, etc.),

Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rápido a la tarea que se desea realizar. Una forma más fácil e intuitiva de utilizar las herramientas.

Insertar

Lo que antes solía llamarse el menú Insertar, ahora es una pestaña que contiene grupos de herramientas de acceso rápido.

Para la pestaña Insertar, ubicamos los grupos de herramientas correspondientes a:

• Páginas
• Tabla
• Ilustraciones
• Vínculos
• Encabezado y pie de página
• Texto
• Símbolos

Las diferentes pestañas y herramientas se pueden activar desde el teclado pulsando Alt y luego la letra o conjunto de letras que aparece al lado del icono del comando.

Diseño de página

También se puede acceder a sus opciones presionando Alt + (letra o conjunto de letras). En la siguiente ventana se muestran las letras que se acompañan para cada opción,

Si tu impresora no ofrece esta posibilidad, puedes ayudarte con FinePrint (www.fineprint.com). Gracias a este programa, envías primero tu documento a través de FinePrint, donde puedes modificar el tamaño de impresión. Desde ahí, se envía una demanda de impresión a tu impresora.

El último recurso si quieres imprimir una parte del texto de una página web que estás visualizando es seleccionar el texto en cuestión de la página web, copiarlo con el atajo de teclado CTRL+C y pegarlo en tu programa de tratamiento de texto (por ejemplo, Word) utilizando el atajo CTRL+V. ¡Imprimir será cosa de niños!

Escribes un texto en Word y la última línea sale en una página nueva
Quizá no sea posible reducir el texto o una frase. En ese caso, puedes pedirle a Word que evite que la última línea esté en una página nueva. Para hacerlo, haz clic en "Archivo", después en "Vista preliminar". En lo alto de la pantalla, un pequeño botón te permite ajustar el tamaño del texto (dos pequeños folios y una flecha). Al hacer clic en ese botón, el texto se ajusta, automáticamente a una página. Word adapta automáticamente el tamaño de la letra.

Al navegar por internet, te gustaría que cada nuevo enlace se abriera en una pestaña nueva
En internet, se te puede olvidar en qué sitio has estado hace cinco minutos, y resulta que es precisamente ese en el que habías leído algo que te resultaba interesante. Si las nuevas páginas que consultes se abren en una ventana o en una pestaña nueva, puedes volver a ellos perfectamente.

Algunos sites se abren por sí mismos en una nueva ventana o, aún mejor, en una nueva pestaña. Para instalar ese sistema, con FireFox, ve a "Herramientas", "Opciones". Haz clic en "Pestañas" y selecciona la opción "las nuevas páginas deben abrirse en una nueva pestaña o una nueva ventana" (selecciona lo que te interese). Los enlaces que se abren normalmente en la misma ventana se abrirán en una nueva pestaña. Otro modo para que los enlaces se abran o bien en una nueva ventana o bien en una nueva pestaña es hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el enlace y seleccionar la opción "Abrir en ventana/pestaña nueva". O más fácil aún, haz clic sobre el enlace dejando presionada la tecla CTRL.

Encuentras complicado o latoso retirar tu lápiz de memoria USB a través de "Retirar los periféricos de forma segura".
¡Para eso también existe una solución! Haz clic en "Inicio", "Panel de control" y "Sistema". Elige la pestaña "Hardware" y "Administrador de dispositivos".

Haz clic en el icono "+" de los lectores de discos y haz doble clic en "Lápiz de memoria USB". Elige la segunda pestaña, "Estrategia" y selecciona el botón de selección que corresponde a la opción "Optimizar para una supresión rápida". A partir de ese momento puedes retirar tu lápiz de memoria sin efectuar el (largo) proceso seguro.

Te pone nervios@ que tu ordenador reproduzca pequeños sonidos cuando te conectas, cuando te registras, etc.
Una primera posibilidad consiste en quitar completamente el sonido de tu ordenador. Puedes hacerlo haciendo clic en el pequeño altavoz que sale en la barra de tareas, abajo a la derecha. Haz clic en este icono y selecciona "Silencio". Pero, atención, esta solución es quizá demasiado radical porque no podrás escuchar música o ver películas (excepto si son mudas).

Autor: Leen Baekelandt y Sophie Marlet
Traducción: Henar León

Excel es una de los programas del paquete Microsoft Office que generalmente está instalado en la mayor parte de los ordenadores. Se trata de un programa tipo "Hoja de cálculo" en el que puedes gestionar datos numéricos, compararlos, ordenarlos y representarlos de forma gráfica.

Para iniciar Excel haz doble clic sobre el icono Excel (verde) de tu escritorio o haz clic sobre "Inicio", "Programas", "Microsoft Office", "Microsoft Excel" (o "Inicio", "Programas", "Excel").

Al abrir el programa, por defecto, sale una hoja de cálculo en blanco. Si no es así, haz clic sobre "Archivo" y después "Nuevo" en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Para transformar esta hoja en blanco en una cómoda herramienta de gestión de tu presupuesto, debes seguir algunos pasos:

1. Crear columnas
• En la celda F1, escribe el título de la hoja, por ejemplo "Presupuesto Junio 2009".
Las cuentas de una familia están divididas en "Ingresos" y "Gastos".

• En la celda A2, escribe "Ingresos" y en la G2 "Gastos".
Tanto para los ingresos como para los gastos, es útil conocer la fecha de la transacción, dar información descriptiva, relacionarlo con una categoría y, evidentemente, conocer la cantidad.

• Escribe "Fecha" en A3, "Descripción" en B3, "Categoría" en C3 y "Cantidad" en D3. Haz lo mismo en la columna de gastos (G3, H3, I3 y J3).

2. Haz los cálculos
Deja los cálculos complicados con la calculadora para saber la cantidad total de tus ingresos y tus gastos. Excel se ocupa de esas cuentas de forma automática, a condición de que le señalemos exactamente las cantidades que queremos saber, utilizando una fórmula de cálculo.

• Haz una evaluación en bruto del número de gastos que tienes cada mes. Por ejemplo, elige unos 50.
• En la celda B53, escribe la palabra "Total" y en la H55 "Total general". En la celda D53, tenemos que escribir la fórmula que permitirá calcular el total de ingresos. Para hacerlo, Excel tomará en cuenta todas las cantidades que están entre las celdas D4 y D52. La fórmula que debemos escribir en la celda D53 es: =SUMA(D4:D52).
• Haz lo mismo con tus gastos. Para calcular automáticamente tus gastos totales, hay que anotar las cantidades en las celdas que están entre J4 y J52. La fórmula que escribiremos en J53 es: =SUMA(J4:J52).
• Para terminar, y quizá lo más importante que nos falta por hacer, es saber la cantidad que nos queda en función de los ingresos y los gastos. La fórmula que hay que escribir en la celda J55 es: =SUMA(D53-JD3).

3. Crear un menú desplegable
Para simplificar tus cuentas y tener un punto de vista completo, puedes unir cada cantidad a una categoría. Elige las que corresponden a tus necesidades, a tus hábitos. Para los ingresos, por ejemplo, "Salario/ Pensión", "Alquiler", "Intereses" y para los gastos, "Alimentación", "Coche", "Mantenimiento del hogar", "Seguros"… Ponlas en la columna correspondiente.

Para evitar tener que volver a escribir la categoría cada vez, puedes grabarla y sólo tendrás que elegir un menú desplegable.

• Para empezar, escribe en una celda vacía la primera categoría, por ejemplo "Alimentación". Escribe después los nombres de todas las categorías que quieras que aparezcan en la lista.
• Selecciona las celdas de la columna "Categoría" (columna C, celdas 3 a 52, para los ingresos, y columna I, celdas 3 a 52, para los gastos).
• Haz clic sobre el menú "Datos" en la parte de arriba de la pantalla. Después, sobre "Validación".
• Haz clic sobre la pestaña "Opciones"
• En el menú desplegable "Autorizar", selecciona "Lista".
• Haz clic en la flecha roja, en la palabra "Fuente".
• Selecciona las categorías que acabas de codificar y haz clic en "Enter" o flecha roja de nuevo.
• Para terminar, haz clic sobre "Aceptar".

4. Modificar la compaginación
Ya puedes utilizar tu hoja de cálculo. Pero puedes darle un último toque final, poniéndolo más bonito y, sobre todo, más claro.
• Selecciona la línea con los nombres de las columnas, haciendo clic con el botón izquierdo sobre la cifra correspondiente a la fila (3 en nuestro ejemplo). Después, elige el tamaño y tipo de letra.

Para la claridad, también puedes asociar un color a las filas.
• Selecciona la fila en cuestión y haz clic sobre el icono "Color de relleno". Para no hacer de nuevo esta operación, selecciona a la vez varias filas o varias celdas dejando pulsada la tecla CTRL (control) mientras haces clic sobre las distintas filas, columnas o celdas que quieras rellenar.

5. Guardar como modelo
Para no empezar de 0 cada mes, es muy útil guardar la primera versión como modelo. Así, mes tras mes, te encontrarás una hoja de cálculo vacía pero ya preparada.
• Haz clic sobre "Archivo", después "Guardar como" y elige el formato "Plantilla" (*.xlt)".
• Escribe el nombre a tu modelo y haz clic en "Guardar".

Una vez finalizado, ¡es cosa tuya administrar tu presupuesto! ¡Suerte!

Autor: Leen Baekelandt para www.plusmagazine.be
Traducido por Henar León